- La facturación electrónica B2B es obligatoria desde octubre de 2027 para empresas con más de 8 millones de facturación anual; el resto tiene hasta octubre de 2028.
- No vale enviar PDFs por correo: necesitas formatos estructurados (UBL conforme a EN 16931), canales validados y comunicación automática de estados de pago.
- El software debe integrar el SII, gestionar la comunicación de estados y conectar con plataformas privadas o la solución pública de la Agencia Tributaria.
La facturación electrónica B2B obligatoria es el sistema que exige a las empresas emitir, intercambiar y comunicar el estado de todas las facturas de forma digital y estructurada, sin intermediarios como el correo electrónico. No es una factura digital con logo de tu empresa: es un formato técnico validado por Hacienda que tu software debe generar, enviar por canales autorizados y usar para reportar automáticamente si el cliente aceptó, rechazó o pagó la factura.
Si tu empresa está en la Costa del Sol o cualquier otra región de España y emites facturas a otros negocios, esta obligación es para ti. Afecta a todos que facturen a empresarios o profesionales establecidos en territorio español, sin excepciones por tamaño en la mayoría de casos.
Cuándo entra en vigor y quién está obligado
El calendario es claro pero tiene dos fases. Las empresas con facturación superior a 8 millones de euros deben cumplir desde el 6 de octubre de 2027. El resto tiene un año más: hasta el 6 de octubre de 2028.
Esa separación por volumen es importante. Si tu pyme factura entre 1 y 8 millones anuales, tienes más tiempo que las grandes empresas, pero no es una exención. A partir de octubre de 2028, sin excepciones.
La obligación alcanza a cualquiera que emita facturas. Importa poco si eres autónomo, pyme o grupo empresarial: si tu cliente es otra empresa o profesional establecido en España, debes usar este sistema. La obligación afecta a todos que emitan facturas cuando el destinatario sea otro empresario o profesional establecido en España.
Qué cambia técnicamente en tu software de facturación
El cambio principal es que tu software debe dejar de generar facturas como documentos aislados. Ahora debe ser un sistema integrado que cumple tres cosas a la vez:
- Formato estructurado: Las facturas deben ajustarse al modelo semántico EN 16931; las emitidas mediante la solución pública usarán sintaxis UBL conforme a EN 16931. Eso significa que los datos de la factura (cliente, líneas, impuestos, totales) van en bloques de código estructurado, no en un PDF legible por humanos.
- Canales validados: Las facturas deberán intercambiarse por canales validados. Tu software debe conectar con plataformas privadas de facturación o con la solución pública de la Agencia Tributaria. No bastará con enviar un PDF por correo electrónico.
- Comunicación de estados: Las facturas deberán comunicar estados (aceptación, rechazo, pago) en plazos cortos. Tu software debe registrar y reportar automáticamente si el cliente recibió la factura, si la aceptó, si la rechazó y cuándo se pagó.
Esto no es una mejora cosmética. Es un cambio de arquitectura: pasas de emitir documentos a gestionar transacciones digitales supervisadas por Hacienda.
Software que necesita tu empresa
Tu solución debe tener cuatro componentes mínimos:
1. Motor de facturación estructurada
Un módulo que genere facturas en formato UBL o XML conforme a EN 16931. No es un PDF bonito; es código que Hacienda pueda leer. Muchas herramientas de facturación tradicionales no soportan esto aún. Si tu software actual genera PDFs, necesita una actualización importante o debes cambiar de proveedor.
2. Integración con plataformas de intercambio validadas
Tu software debe conectar con plataformas privadas de facturación electrónica o con la solución pública de la Agencia Tributaria. El sistema español de factura electrónica se compone de plataformas privadas y por la solución pública de facturación electrónica. Eso significa API keys, certificados digitales y conexiones que transmitan tus facturas de forma segura y verificada.
3. Gestión de estados y auditoría
Un registro que capture y comunique automáticamente si la factura fue aceptada, rechazada o pagada. Hacienda verá estos datos, así que tu sistema debe ser fiable y permitir trazabilidad completa.
3. Integración con SII (obligatoria para muchos)
El SII es obligatorio desde 2017 para empresas con volumen superior a 6 millones de euros anuales. Si tu empresa ya lo usa, tu nuevo software debe seguir reportando allí. Si no lo usas, pero cruzas los 6 millones, necesitarás SII antes o al mismo tiempo que la facturación electrónica B2B.
Cómo elegir el software correcto
Aquí está el checklist que debes usar cuando hables con un proveedor de software o agencia de desarrollo:
| Característica | Por qué importa | Cómo verificarlo |
|---|---|---|
| Genera facturas en UBL/XML EN 16931 | Es el formato legal obligatorio | Pide una factura de prueba en formato técnico; debe ser XML legible |
| Integración certificada con plataformas validadas | Hacienda solo acepta ciertos canales | Pregunta cuáles plataformas soporta y si tiene acreditación |
| Comunicación automática de estados | Evita reportes manuales y errores | Comprueba si el sistema captura aceptación, rechazo y pago sin intervención |
| SII integrado o compatible | Si ya lo usas, no quieres duplicar trabajo | Confirma que no requiere exportación manual a SII |
| Seguridad y certificados digitales | Hacienda exige autenticación fuerte | Verifica que use certificados avanzados y cumple normativa de seguridad |
| Auditoría y trazabilidad | Hacienda inspeccionará historiales | Pide acceso a logs de tus facturas; deben estar completos y sin lagunas |
Cambios fiscales relacionados que afectan tu software
La facturación electrónica no viene sola. A partir de 2026, bancos, emisores de tarjetas y plataformas de pago deben reportar mensualmente todos los pagos recibidos por empresas sin importe mínimo. Eso significa que Hacienda sabrá exactamente cuándo recibiste el dinero de cada cliente.
Tu software debe estar listo para esa visibilidad. Si la factura dice que se pagó en octubre pero tu cuenta bancaria muestra que llegó en noviembre, Hacienda lo verá. La coherencia entre facturación y pagos reales es ahora más importante que nunca.
Además, los tramos fiscales para pymes tienen cambios. Micropymes pagan 19% en primeros 50.000€ de base imponible y 21% hasta 1 millón; pymes entre 1-10 millones pagan tipo reducido del 23%. Tu software debe calcular bien estos tramos automáticamente.
Opciones prácticas para tu empresa en la Costa del Sol
Tienes tres caminos:
Actualizar tu software actual
Si usas una herramienta conocida (SAP, Sage, Odoo, Kontrol, Holded), comprueba si la última versión soporta facturación electrónica B2B. Muchas lo harán en 2025-2026. El coste es menor, pero necesitas que tu proveedor lo garantice por escrito.
Migrarse a una solución SaaS moderna
Hay plataformas específicas para cumplir la norma que incluyen todo integrado: generación de UBL, conexión con plataformas validadas, SII, gestión de pagos. Suelen costar entre 50 y 300 euros al mes según volumen. No requieren instalación ni mantenimiento interno.
Desarrollo de software personalizado
Si tienes procesos muy específicos o necesitas integración profunda con otros sistemas, un desarrollo a medida puede ser más eficiente a largo plazo. En ese caso, asegúrate de que el equipo entienda los estándares técnicos (UBL, EN 16931, APIs de Hacienda) y cumpla plazos ajustados. En Marbella y toda la Costa del Sol hay empresas de desarrollo que lo hacen, aunque es importante validar experiencia en normativa fiscal.
Plazos internos para prepararse
Si tu empresa factura más de 8 millones anuales, tienes hasta octubre de 2027. Eso significa que en 2026 debes:
- Auditar tu software actual y confirmar si soporta UBL/EN 16931.
- Si no lo soporta, iniciar un proyecto de migración o desarrollo (4–8 semanas es realista).
- Integrar certificados digitales y plataformas validadas (requiere coordinación con Hacienda).
- Testear con facturas reales en ambiente de prueba antes de octubre de 2027.
Si factura menos, tienes hasta octubre de 2028, pero no deberías esperar hasta 2028. El sistema estará saturado entonces, y los problemas técnicos serán mayores.
Multas por incumplimiento
La Agencia Tributaria supervisará estas transacciones directamente. Las multas por no usar facturación electrónica cuando es obligatoria pueden oscilar entre 3.000 y 15.000 euros por factura incumplida, según criterios de reiteración. No son advertencias: son sanciones económicas reales.
Además, si Hacienda detecta discrepancias entre tus facturas emitidas y los pagos reportados por bancos, puede abrir inspecciones. La facturación electrónica reduce ese riesgo porque todo está verificado y transparente.
Es mejor invertir en software adecuado ahora que pagar multas o afrontar una inspección después.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si mi software actual no soporta facturación electrónica?
Tienes tiempo para cambiar antes del plazo obligatorio. Puedes contactar con tu proveedor y preguntar si hay una actualización con soporte a UBL/EN 16931. Si la respuesta es no, migra a una solución que lo incluya. Hablamos de meses, no semanas; planifica ahora.
¿Tengo que usar la solución pública de Hacienda o puedo usar plataformas privadas?
Puedes elegir. La solución pública (gestionada por la Agencia Tributaria) es gratuita pero puede ser más lenta y menos flexible. Las plataformas privadas validadas ofrecen mejor servicio técnico, pero cobran comisiones (suelen ser entre 0,50 y 2 euros por factura, según el volumen). Elige según tu volumen y necesidades de servicio.
¿Cómo afecta la facturación electrónica a mis integraciones con clientes?
Si tus clientes también deben cumplir (cualquier empresa o profesional en España), ellos también necesitarán recibir facturas en formato estructurado. Tu software debe permitir que tus clientes descarguen o consulten la factura en formato UBL además del PDF legible. Eso no es complicado técnicamente, pero debe estar diseñado desde el inicio.
¿El sistema de facturación electrónica incluye automatización de pagos?
No directamente. La facturación electrónica comunica el estado (si se pagó o no), pero no procesa el pago en sí. Sí, integra mejor con tus herramientas de tesorería porque todos tus datos (facturas emitidas, estados, pagos recibidos) están centralizados y auditados. Eso facilita reconciliaciones automáticas y reduce errores manuales.
